Σύνδεση με την Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομίου με Εφαρμογή Πλοήγησης (webmail)
Περιεχόμενα
Εισαγωγή
Το Μηχανογραφικό Κέντρο του Τμήματος Εκπαιδευτικής Υπολογιστικής Υποδομής του Πολυτεχνείου Κρήτης παρέχει την Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (e‑mail) σε όλους τους διαπιστευμένους χρήστες του. Η υπηρεσία αυτή είναι διαθέσιμη μέσω ενός web-based περιβάλλοντος (Outlook Web Access), καθώς επίσης και με τη χρήση των «παραδοσιακών» πρωτοκόλλων POP3 και SMTP που καθορίζουν την επικοινωνία προγραμμάτων ανάγνωσης και αποστολής email με τους αντίστοιχους διακομιστές (servers).
Κάθε διαπιστευμένος χρήστης του Μηχανογραφικού Κέντρου διαθέτει προσωπική θυρίδα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, μέσω της οποίας έχει τη δυνατότητα να λαμβάνει και να αποστέλλει Ηλεκτρονική Αλληλογραφία (e-mail) από και προς τον υπόλοιπο κόσμο.
Ωστόσο, λόγω περιορισμένων δυνατοτήτων αποθηκευτικού χώρου, οι θυρίδες των χρηστών υπόκεινται στους ακόλουθους περιορισμούς:
- Συνολικό μέγεθος αλληλογραφίας: Το συνολικό μέγεθος της αλληλογραφίας δεν μπορεί να ξεπερνά τα 500MB για φοιτητές.
- Μέγεθος συγκεκριμένου μηνύματος: Το μέγεθος του κάθε μηνύματος ξεχωριστά δεν μπορεί να ξεπερνά τα 10MB.
Σε περίπτωση που το συνολικό μέγεθος της αλληλογραφίας που αποθηκεύεται σε μια ορισμένη θυρίδα ξεπεράσει το παραπάνω όριο, η θυρίδα «κλειδώνει» αυτομάτως και αναστέλλεται η δυνατότητα αποστολής και λήψης μηνυμάτων. Για το λόγο αυτό, οι χρήστες οφείλουν να συνδέονται τακτικά με τη θυρίδα τους και να διαγράφουν όσα μηνύματα θεωρούν ανεπιθύμητα ή όσα δεν χρειάζονται πλέον.
Αξίζει να σημειωθεί ότι όλες οι θυρίδες του Μηχανογραφικού Κέντρου θεωρούνται αυτόματα ως παραλήπτες της αλληλογραφίας που αποστέλλεται στη Λίστα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου all_users του Πολυτεχνείου Κρήτης, η οποία τελεί υπό τη διαχείριση του Κέντρου Δικτύων, στην οποία αποστέλλονται καθημερινά αρκετά μηνύματα και συνεπώς είναι δυνατόν να γεμίσει η θυρίδα σας μόνο από αυτό.
Στο κείμενο αυτό περιγράφεται η διαδικασία σύνδεσης με την προσωπική θυρίδα στην Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου του Μηχανογραφικού Κέντρου από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου μέσω ενός Web Browser.
Σημείωση: Το κείμενο συνοδεύεται και από εικόνες που επιδεικνύουν τη χρήση της Υπηρεσίας με χρήση του Web Browser Microsoft Internet Explorer ή/και Mozilla Firefox. Το παρουσιαστικό και η λειτουργικότητα της Υπηρεσίας αναμένεται να είναι παρόμοια εάν χρησιμοποιείτε κάποιον άλλο σύγχρονο Web Browser.
Σύνδεση με τη θυρίδα σας μέσω Web Browser
Στην ενότητα αυτή περιγράφεται η διαδικασία σύνδεσης με την προσωπική θυρίδα στην Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (e-mail) του Μηχανογραφικού Κέντρου για χρήστες που χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα πλοήγησης στο διαδίκτυο (Web Browser) από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου.
Χρησιμοποιώντας το αγαπημένο σας πρόγραμμα πλοήγησης (Web Browser), συνδεθείτε με τη διεύθυνση:
πληκτρολογώντας τη διεύθυνση στο αντίστοιχο πεδίο του προγράμματος πλοήγησης και πατώντας το <Enter>
Μετά τη σύνδεση με το διακομιστή θα εμφανιστεί η Σελίδα Διαπίστευσης, μέσω της οποίας εισάγετε το προσωπικό σας όνομα χρήστη (username) και τον μυστικό κωδικό πρόσβασης (password).
Προσοχή: Για να επιτύχει η διαδικασία διαπίστευσης θα πρέπει να συμπληρώσετε τα δύο πεδία που εμφανίζονται στη Σελίδα Διαπίστευσης ως εξής:
- στο πεδίο Όνομα τομέα\χρήστη θα πρέπει να πληκτρολογήσετε: ISC\username, όπου username είναι το προσωπικό σας όνομα χρήστη (username) που χρησιμοποιείτε για σύνδεση με τους υπολογιστές και τις υπηρεσίες του Μηχανογραφικού Κέντρου
- στο πεδίο Κωδικός Πρόσβασης θα πρέπει να πληκτρολογήσετε τον προσωπικό σας μυστικό κωδικό πρόσβασης (password).
Τέλος, ανάλογα με το πρόγραμμα πλοήγησης που χρησιμοποιείτε και τις ρυθμίσεις του, ενδέχεται να εμφανιστεί κάποιο μήνυμα που σας προειδοποιεί για την ασφαλή σύνδεση που απαιτεί ο διακομιστής, την οποία και θα πρέπει να αποδεχθείτε (βλ. Εικόνα).
- Εικόνα 6 - Επιβεβαίωση ασφαλούς σύνδεσης με το διακομιστή στον Internet Explorer
Χρήση της Υπηρεσίας Web Mail
Αξίζει να σημειώσουμε ότι η Υπηρεσία Web Mail δεν περιορίζεται αποκλειστικά στην παροχή της δυνατότητας διακίνησης Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας, αλλά περιλαμβάνει επιπλέον και ένα σύνολο από δυνατότητες («Θεματικές Επιλογές») που στοιχειοθετούν ένα πλήρες Ηλεκτρονικό Σύστημα Επικοινωνίας:
- Ημερολόγιο, όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε προσωπικές Δραστηριότητες (γιορτές, γενέθλια, συναντήσεις κ.λ.π.) για τις οποίες να λαμβάνουμε υπενθύμιση.
- Επαφές, όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε τα στοιχεία επικοινωνίας φιλικών μας προσώπων (Διευθύνσεις Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, Τηλέφωνα κ.λ.π.) για να τα έχουμε διαθέσιμα όποτε τα χρειαστούμε.
- Εργασίες, όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε εγγραφές για Εργασίες που αφορούν είτε εμάς προσωπικά, είτε μια ομάδα ατόμων και να καταγράφουμε την πρόοδό τους.
- Σημειώσεις, όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε απλές Σημειώσεις, ως ηλεκτρονικό αντίστοιχο των Αυτοκόλλητων Χαρτιών που πολλοί χρησιμοποιούμε για το σκοπό αυτό.
Με τον όρο Στοιχείο, αναφερόμαστε στα περιεχόμενα της επιλεγμένης Θεματικής Ενότητας:
- στη Θεματική Ενότητα «Εισερχόμενα» αντιστοιχεί σε ένα Ηλεκτρονικό Μήνυμα (e-mail),
- στη Θεματική Ενότητα «Ημερολόγιο» αντιστοιχεί σε μια Δραστηριότητα,
- στη Θεματική Ενότητα «Επαφές» αντιστοιχεί σε μια Επαφή,
- στη Θεματική Ενότητα «Εργασίες» αντιστοιχεί σε μια Εργασία,
- και στη Θεματική Ενότητα «Σημειώσεις» αντιστοιχεί σε μια Σημείωση.
Τα Στοιχεία οργανώνονται σε Φακέλους. Υπάρχει ένας Φάκελος για κάθε Θεματική Ενότητα, ενώ μπορούμε να δημιουργήσουμε και τους δικούς μας Φακέλους για να οργανώσουμε τα Στοιχεία μας όπως μας εξυπηρετεί.
Αφού ολοκληρώσετε επιτυχώς τη διαδικασία διαπίστευσης, θα εμφανιστεί το περιβάλλον της Υπηρεσίας Web Mail στο παράθυρο του Web Browser (βλ. Εικόνα).
Το περιβάλλον της Υπηρεσίας Web Mail χωρίζεται σε πέντε (5) τομείς:
- Λίστα Φακέλων
- «Μπάρα» επιλογής Θεματικών Ενοτήτων
- Λίστα Στοιχείων
- Παράθυρο Ανάγνωσης
- «Μπάρα» Πλοήγησης και Εργαλείων
- Εικόνα 7 – Το περιβάλλον της Υπηρεσίας Web Mail
- Εικόνα 8 - Λίστα Φακέλων
Λίστα Φακέλων
Η Λίστα Φακέλων βρίσκεται στο πάνω αριστερό τμήμα του παραθύρου (βλ. Εικόνα 8). Περιλαμβάνει μια σειρά φακέλων οι οποίοι περιλαμβάνουν τα Στοιχεία που ανήκουν σε κάθε μια Θεματική Ενότητα.
Επιπλέον περιέχονται και φάκελοι με ειδική σημασία:
- Ανεπιθύμητη Αλληλογραφία, όπου καταχωρούνται αυτόματα τα μηνύματα που το σύστημα αναγνωρίζει ως ανεπιθύμητα, με βάση τους Κανόνες που μπορούμε να καθορίσουμε. Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να αποφύγουμε τον καταιγισμό από ανεπιθύμητα μηνύματα (spam) που κατακλύζουν συχνά τη θυρίδα μας.
- Απεσταλμένα, όπου καταχωρούνται αυτόματα τα μηνύματα που έχουμε αποστείλει προς άλλους παραλήπτες.
- Διαγραμμένα, όπου καταχωρούνται προσωρινά τα μηνύματα που διαγράφουμε και λειτουργεί σε αντιστοιχία με τον Κάδο Ανακύκλωσης για τα αρχεία στους υπολογιστές με λειτουργικό σύστημα Windows.
- Εξερχόμενα, όπου καταχωρούνται προσωρινά τα μηνύματα που αποστέλλουμε έως ότου ολοκληρωθεί η αποστολή τους. Η αποστολή ενός μηνύματος ενδέχεται να καθυστερήσει (και κατά συνέπεια το μήνυμα να τοποθετηθεί στον φάκελο Εξερχόμενα) σε περίπτωση που το μήνυμα είναι πολύ μεγάλο σε μέγεθος γιατί περιλαμβάνει συνημμένα, σε περίπτωση που υπάρχει δικτυακή καθυστέρηση κ.α.
- Πρόχειρα, όπου μπορούμε να αποθηκεύσουμε προσωρινά κάποιο μήνυμα που συντάσσουμε και δεν έχουμε το χρόνο να ολοκληρώσουμε, με σκοπό να το ολοκληρώσουμε και να το στείλουμε σε κάποια άλλη χρονική στιγμή, εάν για παράδειγμα αναγκαστούμε να κλείσουμε πρόωρα τη σύνδεση με την υπηρεσία λόγω κάποιου έκτακτου γεγονότος.
- Εικόνα 9 - «Μπάρα» επιλογής Θεματικών Ενοτήτων
«Μπάρα» επιλογής Θεματικών Ενοτήτων
Η «Μπάρα» επιλογής Θεματικών Ενοτήτων βρίσκεται στο κάτω αριστερό τμήμα του παραθύρου (βλ. Εικόνα 9). Περιλαμβάνει μια σειρά από «κουμπιά» που λειτουργούν σαν συντομεύσεις προς τους Φακέλους κάθε μιας Θεματικής Ενότητας:
- Εισερχόμενα
- Ημερολόγιο
- Επαφές
- Εργασίες
- Δημόσιοι Φάκελοι
Επιπλέον η «Μπάρα» περιλαμβάνει δύο επιπλέον «κουμπιά»:
- Κανόνες, για τη ρύθμιση των προσωπικών κανόνων για την διευθέτηση της Ανεπιθύμητης Αλληλογραφίας (βλ. προηγούμενη ενότητα).
- Επιλογές, για τη ρύθμιση των μας προσωπικών επιλογών, αναφορικά με το παρουσιαστικό (π.χ. γραμματοσειρά, πλήθος στοιχείων ανά σελίδα κ.α.) και τη λειτουργικότητα της υπηρεσίας (π.χ. ενεργοποίηση Φίλτρου Ανεπιθύμητης Αλληλογραφίας, αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης κ.α.).
- Εικόνα 10 - Λίστα Στοιχείων
- Εικόνα 11 - Μενού Λειτουργιών Στοιχείου
Λίστα Στοιχείων
Η Λίστα Στοιχείων εμφανίζεται (προκαθορισμένη Επιλογή) στο μεσαίο τμήμα του παραθύρου και παρουσιάζει τα Στοιχεία του επιλεγμένου Φακέλου, σε κατάλληλη μορφή ανάλογα με το είδος των Στοιχείων που περιλαμβάνει ο επιλεγμένος Φάκελος. Για παράδειγμα, για τον Φάκελο της εισερχόμενης αλληλογραφίας (Εισερχόμενα) η Λίστα Στοιχείων έχει τη μορφή που παρουσιάζεται στην Εικόνα 10.
Από τη Λίστα Στοιχείων μπορείτε να επιλέξετε ένα Στοιχείο για εμφάνιση στο Παράθυρο Ανάγνωσης πατώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού με τον κέρσορα επάνω από το επιθυμητό στοιχείο, να το διαγράψετε πατώντας το πλήκτρο Del, ακόμα και να επιλέξετε περισσότερα από ένα Στοιχεία πατώντας το πλήκτρο Control καθώς επιλέγετε τα στοιχεία διαδοχικά, σαν να χρησιμοποιείτε τον Windows Explorer.
Τέλος, πατώντας το δεξί κουμπί του ποντικιού με τον κέρσορα πάνω από ένα Στοιχείο, έχετε γρήγορη πρόσβαση σε περισσότερες λειτουργίες σχετικές με το Στοιχείο αυτό μέσα από το Μενού Λειτουργιών Στοιχείου (βλ. Εικόνα 11).
Τα Στοιχεία της επιλεγμένης Θεματικής Ενότητας παρουσιάζονται ομαδοποιημένα σε Σελίδες, ώστε να αποφεύγεται ο «συνωστισμός» σε περίπτωση που, για παράδειγμα, έχουμε λάβει αρκετά μηνύματα από την τελευταία φορά που χρησιμοποιήσαμε την υπηρεσία. Για να μετακινηθείτε από Σελίδα σε Σελίδα, χρησιμοποιήστε τα «Κουμπιά» Μετακίνησης που βρίσκονται στη «Μπάρα» Πλοήγησης και Εργαλείων.
- Εικόνα 13 - Παράθυρο Ανάγνωσης
Παράθυρο Ανάγνωσης
Το Παράθυρο Ανάγνωσης εμφανίζεται (προκαθορισμένη Επιλογή) στο δεξί τμήμα του παραθύρου και παρουσιάζει το επιλεγμένο Στοιχείο για να μπορούμε να διαβάσουμε τα περιεχόμενά του.
Για παράδειγμα, για τον Φάκελο της εισερχόμενης αλληλογραφίας (Εισερχόμενα) το Παράθυρο Ανάγνωσης έχει τη μορφή που παρουσιάζεται στην Εικόνα 13.
Σημείωση: Μπορούμε να αλλάξουμε τη σχετική θέση της Λίστας Στοιχείων και του Παραθύρου Ανάγνωσης ή να απενεργοποιήσουμε εντελώς τη χρήση του Παραθύρου Ανάγνωσης, χρησιμοποιώντας το κατάλληλο «κουμπί» από τη «Μπάρα» Εργαλείων.
«Μπάρα» Πλοήγησης και Εργαλείων
Η «Μπάρα» Πλοήγησης και Εργαλείων βρίσκεται στο πάνω δεξιά τμήμα του παραθύρου και περιλαμβάνει μια σειρά από «κουμπιά» που μπορείτε να πατήσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση στις λειτουργίες της επιλεγμένης Θεματικής Ενότητας.
Στην «Μπάρα» Πλοήγησης παρουσιάζονται:
- Ο τίτλος της επιλεγμένης Θεματικής Ενότητας.
- Ο αύξων αριθμός του επιλεγμένου Στοιχείου.
- Ο αύξων αριθμός της τρέχουσας Σελίδας Στοιχείων καθώς επίσης και οι αύξοντες αριθμοί του πρώτου και του τελευταίου Στοιχείου της τρέχουσας Σελίδας.
- Τα «κουμπιά» Μετακίνησης, μέσω των οποίων μπορούμε να μετακινηθούμε από Σελίδα σε Σελίδα.
Στο παράδειγμα που εμφανίζεται στην Εικόνα 14, βρισκόμαστε στη Θεματική Ενότητα «Εισερχόμενα» όπου παρουσιάζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που έχουμε λάβει στη θυρίδα μας. Η «μπάρα» μας πληροφορεί ότι έχουμε λάβει ένα (1) μήνυμα το οποίο και είναι το ενεργό, που παρουσιάζεται στο Παράθυρο Ανάγνωσης.
Ακριβώς κάτω από την «Μπάρα» Πλοήγησης βρίσκεται η «Μπάρα» Εργαλείων (βλ. Εικόνα 15).
Στην «Μπάρα» Εργαλείων εμφανίζονται μια σειρά από «κουμπιά», ανάλογα με την επιλεγμένη Θεματική Ενότητα.
Ανεξάρτητα από την επιλεγμένη Θεματική Ενότητα, εμφανίζονται πάντοτε τα «κουμπιά» Δημιουργία, Βοήθεια και Αποσύνδεση:
- Με το «κουμπί» Δημιουργία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο Στοιχείο (Μήνυμα, Επαφή κ.λ.π.)
- Με το «κουμπί» Βοήθεια αποκτάτε πρόσβαση στο on-line σύστημα βοήθειας
- Τέλος με το «κουμπί» Αποσύνδεση, αποσυνδέεστε από την Υπηρεσία. Αυτό το «κουμπί» πρέπει να το χρησιμοποιείτε πάντοτε όταν θέλετε να τερματίσετε τη σύνδεση.
- Εικόνα 14 - «Μπάρα» Πλοήγησης
- Εικόνα 15 - «Μπάρα» Εργαλείων
Περισσότερες Πληροφορίες
Για περισσότερες πληροφορίες και αναλυτικές οδηγίες χρήσης της Υπηρεσίας on-line, συνδεθείτε με την υπηρεσία και επιλέξτε το «κουμπί» Βοήθεια από την «Μπάρα» Εργαλείων. Προς το παρόν η βοήθεια διατίθεται στην Αγγλική γλώσσα.
Αντιμετώπιση Προβλημάτων σε Windows XP SP2
Μετά την αναβάθμιση σε Microsoft Internet Explorer 6.0 Service Pack 2 (SP2) σε Η/Υ με λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows XP SP2, ορισμένες ιστοσελίδες και τοποθεσίες Web με ασφάλεια SSL (128-Bit), όπως αυτή της Υπηρεσίας, ενδέχεται να μην λειτουργούν σωστά. Συχνά, η συμπεριφορά αυτή προκαλείται από τις αλλαγές ασφαλείας στο SP2 των Windows XP και του Internet Explorer. Για να προσδιορίσετε το λόγο που δεν εμφανίζονται σωστά οι σελίδες, χρησιμοποιήστε τις μεθόδους που παρουσιάζονται στο ακόλουθο link:
Τρόπος αντιμετώπισης προβλημάτων πρόσβασης σε ασφαλείς ιστοσελίδες με το Internet Explorer 6 SP2