Οι ιδιοκτήτες-διαχειριστές έχουν την ευθύνη της διαχείρισης της λίστας τους για τις παραμέτρους της λίστας, τους συνδρομητές, το συντονισμό των μηνυμάτων, της μαύρης λίστας, του αρχείου, των μη παραδόσιμων μηνυμάτων, κλπ. Επίσης, απαγορεύεται αυστηρά η προσθήκη ηλεκτρονικών διευθύνσεων σε λίστα επικοινωνίας ή η μαζική αποστολή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μηνύματος χωρίς τη ρητή πρότερη γνώμη των ενδιαφερομένων (spam). Τέλος θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι στα πλαίσια συμμόρφωσης με το Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (General Data Protection Regulation, GDPR) έχει προστεθεί να εμφανίζεται στο υποσέλιδο κάθε ηλεκτρονικού μηνύματος η δυνατότητα απεγγραφής των συνδρομητών από τη λίστα στην οποία είναι μέλη. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε κείμενο στο υποσέλιδο αυτό, κάντε αίτημα στο https://helpdesk.tuc.gr . Το κείμενο για τη δυνατότητα διαγραφής (unsubscribe) ενός παραλήπτη αλληλογραφίας από τη λίστα πρέπει να παραμένει στο υποσέλιδο κάθε ηλεκτρονικού μηνύματος. Η αφαίρεση της δυνατότητας αυτής βαραίνει τους ιδιοκτήτες/διαχειριστές των λιστών και θα πρέπει να είναι πλήρως αιτιολογημένη και αποδεκτή από το Γενικό Κανονισμό GDPR.

Το εγχειρίδιο χρήσης του λογισμικού Sympa είναι διαθέσιμο στη διεύθυνση https://lists.tuc.gr/wws/help. Υπάρχουν οδηγίες τόσο για απλά μέλη μίας λίστας, όσο και για ιδιοκτήτες-διαχειριστές λίστας.

Παρακάτω δίνονται βασικές οδηγίες για ιδιοκτήτες-διαχειριστές λίστας.

Δημιουργία Νέας Λίστας

Μπορείτε να αιτηθείτε τη δημιουργία νέας λίστας στην αντίστοιχη κατηγορία στη διεύθυνση https://helpdesk.tuc.gr . Θα χρειαστεί να δώσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση και το ονοματεπώνυμο του διαχειριστή της λίστας, ο οποίος έχει πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις. Θα χρειαστεί επίσης να καθορίσετε το όνομα της λίστας. Αυτό το όνομα χρησιμοποιείται για την αποστολή μηνυμάτων στα μέλη της λίστας.

Στοιχεία μίας Λίστας

Τα βασικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζετε για να διαχειριστείτε μία λίστα, είναι τα εξής

  • το όνομα της λίστας. Καθορίζεται κατά την αίτηση δημιουργίας και δεν μπορεί να υπάρχει ήδη μία λίστα με το ίδιο όνομα. 
  • η διεύθυνση αποστολής μηνυμάτων στη λίστα. Αν το όνομα της λίστας είναι xxxx τότε η διεύθυνση αποστολής μηνυμάτων είναι xxxx<στο>lists.tuc.gr
  • ο διαχειριστής της λίστας. Είναι η ηλεκτρονική διεύθυνση του ιδιοκτήτη-διαχειριστή της λίστας και ορίζεται κατά τη δημιουργία της. Αν το όνομα της λίστας είναι xxxx, τότε δημιουργείται αυτόματα και μία διεύθυνση xxxx-request<στο>lists.tuc.gr που προωθείται αυτόματα στη διεύθυνση του ιδιοκτήτη-διαχειριστή. Ο ιδιοκτήτης-διαχειριστής μπορεί να είναι διαφορετικός από τον συντονιστή (editor) (διεύθυνση προσώπου που εγκρίνει την αποστολή μηνυμάτων, αν έχει γίνει τέτοια ρύθμιση) της λίστας.
  • διεύθυνση διαχείρισης λίστας. Πρόκειται για τη διεύθυνση διαχείρισης της λίστας με χρήση εφαρμογής πλοήγησης. Αν το όνομα της λίστας είναι xxxx τότε η διεύθυνση διαχείρισης είναι lists.tuc.gr/wws/admin/xxxx. Για την πρόσβαση στο περιβάλλον διαχείρισης απαιτείται σύνδεση στην εφαρμογή με το λογαριασμό του ιδιοκτήτη-διαχειριστή που δηλώθηκε κατά τη δημιουργία της αίτησης.

Προσθήκη Μελών στη Λίστα/ Εγγραφή σε Λίστα

Η προσθήκη μελών στη λίστα μπορεί να γίνει με δύο κύριους τρόπους. 

  1. αν έχει επιτραπεί (με σχετική ρύθμιση), εγγραφή στη λίστα από τους ίδιους τους χρήστες μπορεί να κάνει κάποιος μόνος του εγγραφή από τη διεύθυνση https://lists.tuc.gr/wws/info/xxxx και επιλέγοντας “Subscribe” (Εγγραφή στη λίστα). Ανάλογα επίσης με τις ρυθμίσεις που έγιναν, είτε θα χρειαστεί έγκριση του νέου μέλους από το διαχειριστή, είτε θα έχει εγγραφεί αυτόματα στη λίστα (μετά από επιβεβαίωση της διεύθυνσης email του). Οι ρυθμίσεις αυτές είναι στην ενότητα Διαχείριση-->Διαμόρφωση λίστας-->Προνόμια
  2. ο διαχειριστής της λίστας, μπορεί να εγγράψει ως μέλη της λίστας οποιαδήποτε διεύθυνση email. Αφού έχετε μπει στο περιβάλλον διαχείρισης, πηγαίνετε στην Διαχείριση-->Συνδρομητές. Εάν επιλέξετε Πολλαπλή προσθήκη, στο σχετικό πεδίο που θα εμφανιστεί, μπορείτε να εισάγετε πολλές διευθύνσεις email.

Σημείωση: Εάν πρόκειται για την πρώτη είσοδο χρήστη στην εφαρμογή πρέπει να επιλεγεί “Πρώτη είσοδος” επάνω δεξιά για τη δημιουργία συνθηματικού εισόδου.

Απαγορεύεται αυστηρά η προσθήκη διευθύνσεων σε λίστα χωρίς τη ρητή προηγούμενη σύμφωνη γνώμη των ενδιαφερομένων

Διαγραφή Μελών

Διαχείριση των υπαρχόντων μελών μίας λίστας γίνεται από το διαχειριστικό περιβάλλον στην ενότητα Διαχείριση-->Συνδρομητές.

Σε αυτή την ενότητα εμφανίζονται εμφανίζονται όλα τα μέλη της συγκεκριμένης λίστας, χωρισμένα σε διάφορες σελίδες. 

Διαγραφή μέλους γίνεται επιλέγοντας το κουτάκι στην πρώτη στήλη για τις γραμμές των συνδρομητών που επιθυμείτε και πιέζοντας το κουμπί "Διαγραφή επιλεγμένων διευθύνσεων".

Moderation Μηνυμάτων

Μία λειτουργία που εφαρμόζεται συχνά σε μία ηλεκτρονική λίστα, είναι η ελεγχόμενη προώθηση μηνυμάτων σε αυτήν (συντονισμός). Σε αυτή την περίπτωση, τα μηνύματα που φθάνουν στη λίστα, μπαίνουν σε μία ουρά αναμονής, και εγκρίνονται ή απορρίπτονται από τον ιδιοκτήτη-διαχειριστή ή έναν εξειδικευμένο συντονιστή (editor).

Το αν ένα μήνυμα στέλνεται απ' ευθείας στα μέλη της λίστα ή περνάει πρώτα από τη λίστα αναμονής, καθορίζεται ανάλογα με τον αποστολέα (βλέπε Διαχείριση--> Διαμόρφωση Λίστας--> Ρύθμιση αποστολής/λήψης--> Ποιος μπορεί να στείλει μηνύματα). 

Η email διεύθυνση του συντονιστή, σε περίπτωση που είναι διαφορετική από τον ιδιοκτήτη-διαχειριστή, ορίζεται στην ενότητα Διαχείριση--> Διαμόρφωση Λίστας--> Ορισμός λίστας--> Συντονιστές.

Όποτε λοιπόν εισέρχεται ένα νέο μήνυμα στην ουρά αναμονής προς συντονισμό, ο ιδιοκτήτης-διαχειριστής και ο συντονιστής λαμβάνει σχετικό μήνυμα, το οποίο τον οδηγεί στη σελίδα με την ουρά αναμονής μηνυμάτων προς Συντονισμό.

Σε αυτή τη σελίδα υπάρχει για κάθε μήνυμα της ουράς μία σειρά από επιλογές:

Διανομή: το μήνυμα προωθείται κανονικά στα μέλη της λίστας

Απόρριψη: το μήνυμα απορρίπτεται και στέλνεται σχετική ειδοποίηση στον αποστολέα

Απόρριψη χωρίς ενημέρωση: το μήνυμα απορρίπτεται χωρίς καμία ειδοποίηση του αποστολέα

Προσθήκη στη μαύρη λίστα: το μήνυμα απορρίπτεται χωρίς καμία ειδοποίηση του αποστολέα και ο συγγραφέας του μηνύματος προστίθεται στη μαύρη λίστα της λίστας. Μπορείτε να διαχειριστείτε τη μαύρη λίστα μέσω του κουμπιού "επεξεργασία μαύρης λίστας" στο κάτω μέρος της σελίδας.

Αποστολή Μηνυμάτων μόνο από Μέλη

Μπορείτε να ρυθμίσετε ποιοι επιτρέπονται να στείλουν μηνύματα στη λίστα(συντονιζόμενη συνδρομή ή όχι). Η σχετική ρύθμιση γίνεται από την ενότητα Διαχείριση--> Διαμόρφωση Λίστας--> Ρύθμιση αποστολής/λήψης--> Ποιος μπορεί να στείλει μηνύματα.

Στην περίπτωση δημόσιας λίστας, έχετε τη δυνατότητα απόρριψης της κρυφής κοινοποίησης (Bcc) (επιλογή: δημόσια λίστα, απορρίπτεται η κρυφή κοινοποίηση Bcc (anti-spam)) επειδή κατά την αποστολή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam) συνηθίζεται ο αποδέκτης των μηνυμάτων να τοποθετείται στο πεδίο Bcc αντί στο πεδίο To ή Cc.

Οι ιδιοκτήτες-διαχειριστές έχουν την ευθύνη της διαχείρισης της λίστας τους για τις παραμέτρους της λίστας, τους συνδρομητές, το συντονισμό των μηνυμάτων, της μαύρης λίστας, του αρχείου, των μη παραδόσιμων μηνυμάτων, κλπ. Επίσης, απαγορεύεται αυστηρά η προσθήκη ηλεκτρονικών διευθύνσεων σε λίστα επικοινωνίας ή η μαζική αποστολή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μηνύματος χωρίς τη ρητή πρότερη γνώμη των ενδιαφερομένων (spam).

© Πολυτεχνείο Κρήτης 2012