Αναφορικά με τις προϋποθέσεις συμμετοχής και την αξιολόγηση των φοιτητών, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες με αυτούς της κλασικής κινητικότητας

Μετά την αξιολόγηση οι φοιτητές που έχουν επιλεγεί, προβαίνουν στις παρακάτω ενέργειες:

  • Έρχονται σε επαφή με το μέλος ΔΕΠ το οποίο επιβλέπει ή θα επιβλέψει τη διπλωματική ή μεταπτυχιακή / διδακτορική τους διατριβή. Θα πρέπει το θέμα της διπλωματικής εργασίας, να έχει εγκριθεί από τη ΓΣ της Σχολής. Ταυτόχρονα επικοινωνούν με το Ίδρυμα στο οποίο θα πραγματοποιήσουν την περίοδο κινητικότητάς τους. Είναι πολύ σημαντικό να έχει υπάρξει πρότερη επαφή με τον συνεπιβλέποντα Καθηγητή στο συνεργαζόμενο Ίδρυμα, προκειμένου να διευθετηθούν όλα τα ακαδημαϊκά θέματα.
  • Υπογράφεται η Συμφωνία Μάθησης (Learning Agreement) στην οποία προσδιορίζονται τα αναμενόμενα μαθησιακά αποτελέσματα τα οποία θα αναγνωριστούν μετά την επιστροφή του φοιτητή. Η Συμφωνία Μάθησης υπογράφεται από τον φοιτητή, τον Ακαδημαϊκό Υπεύθυνο της σχολής στην οποία φοιτά ο μετακινούμενος και τον Ακαδημαϊκό Υπεύθυνο στη Χώρα Εταίρο. Όταν υπογράψουν και τα τρία μέρη, ο φοιτητής αποστέλλει σαρωμένο το έγγραφο στην ηλεκτρονική διεύθυνση erasmus-plus<στο>isc.tuc.gr.
  • Υπό την καθοδήγηση και τη στήριξη του γραφείου Erasmus, ο φοιτητής ξεκινά την προετοιμασία υπογράφοντας τη Σύμβαση Επιχορήγησης, και προβαίνοντας στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου για την έκδοση βίζας και των δύο υποχρεωτικών ειδών ασφάλισης: α) Υγείας και β) Προσωπικού Ατυχήματος. Επειδή οι διαδικασίες αυτές μπορεί να είναι χρονοβόρες, συνιστάται στους φοιτητές, να ξεκινήσουν την προετοιμασία αμέσως μόλις ενημερωθούν για την επιλογή τους. 
  • Η υποχρεωτική συμμετοχή στο τεστ αξιολόγησης γλωσσικών δεξιοτήτων OLS, πριν την αναχώρηση του φοιτητή, δεν ισχύει για τη Διεθνή Κινητικότητα.
  • Πριν την αναχώρηση του μετακινούμενου κατατίθεται το 80% του συνολικού ποσού της επιχορήγησης που δικαιούται και το 20% μετά την ολοκλήρωση της κινητικότητας.
  • Τα άτομα με ειδικές ανάγκες ή τα προερχόμενα από ευπαθείς ομάδες, μπορούν να αιτηθούν επιπρόσθετης χρηματοδότησης. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να ανατρέξετε στις ιστοσελίδες του Erasmus: Για ευπαθείς ομάδες εδώ και για ΑΜΕΑ εδώ.
  • Μέσα στο διάστημα μιας περίπου εβδομάδας μετά την άφιξη του φοιτητή στο Ίδρυμα Υποδοχής, θα πρέπει να ζητήσει από το αρμόδιο γραφείο / άτομο που ασχολείται με τη Διεθνή Κινητικότητα, να του συμπληρώσει, υπογράψει και σφραγίσει τον πρώτο πίνακα του Certificate of Stay (Confirmation of Arrival). To έντυπο σαρώνεται και αποστέλλεται άμεσα στο erasmus-plus<στο>isc.tuc.gr
  • Μετά την άφιξη τους στη Χώρα Εταίρο, οι μετακινούμενοι θα πρέπει να δηλώνουν την παρουσία τους στις κατά τόπους ελληνικές αρχές του εξωτερικού (Πρεσβείες ή Προξενεία). 
  • Στην περίπτωση που ο μετακινούμενος επιθυμεί να παρατείνει τη διαμονή του στο Ίδρυμα Υποδοχής, οφείλει να ενημερώσει σχετικά το Γραφείο Erasmus τουλάχιστον ένα μήνα πριν τη λήξη της αρχικά συμφωνηθείσας κινητικότητας. Εφόσον υπάρχει επαρκής χρηματοδότηση, και με την προϋπόθεση της σύμφωνης γνώμης του Επιβλέποντα και του Συνεπιβλέποντα Καθηγητή, η παράταση μπορεί να γίνει δεκτή. Στην περίπτωση αυτή υπογράφεται  Τροποποίηση της Σύμβασης στην οποία αναγράφεται το διάστημα της παράτασης και η συνολική αντίστοιχη χρηματοδότηση. Εάν η υφιστάμενη χρηματοδότηση είναι ανεπαρκής για την παράταση της κινητικότητας, τότε είναι δυνατόν να υπογραφεί  η σχετική σύμβαση τροποποίησης, χωρίς να συμπληρώνεται το αντίστοιχο πεδίο της καταβολής χρηματοδότησης.  Δηλαδή μπορεί να εγκριθεί παράταση χωρίς όμως να γίνει καταβολή χρηματοδότησης (zero grant).
  • Τριάντα ημέρες πριν την αναχώρησή του, ο μετακινούμενος λαμβάνει ειδοποίηση για τη συμπλήρωση της Τελικής Έκθεσης Συμμετέχοντα (EU Survey). Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης και υποβολής της παραπάνω έκθεσης, ο φοιτητής θα πρέπει να επιστρέψει το σύνολο ή μέρος της καταβληθείσας επιχορήγησης.
  • Πριν την αναχώρησή τους συμπληρώνεται ο δεύτερος πίνακας του Certificate of Stay (Confirmation of Departure). To πρωτότυπο παραδίδεται στην υπηρεσία Erasmus+ του Πολυτεχνείου Κρήτης  (κτήριο Ε5 τηλ. 28210 37023).
  • Μετά την άφιξή του ο φοιτητής θα πρέπει να επικοινωνήσει με τη Γραμματεία της Σχολής του η οποία θα τον καθοδηγήσει για τα θέματα ακαδημαϊκής αναγνώρισης και για να εκδοθούν τα σχετικά έγγραφα.

Τα ακαδημαϊκά μαθησιακά αποτελέσματα της κινητικότητας, αναμένεται να διαχυθούν μέσω παρουσιάσεων, δημοσιοποίησης των αποτελεσμάτων και συμμετοχής σε fora, επιστημονικές ημερίδες κλπ.

© Πολυτεχνείο Κρήτης 2012