Ημερολόγιο Εκδηλώσεων

Ονοματεπώνυμο:        Μπενιουδάκη Μαρία

Αριθμός Μητρώου:    2013010117

Θέμα

Τίτλος στα Ελληνικά: Αναδιοργάνωση της διοικητικής διαδικασίας διενέργειας διαγωνισμών για την αναγόμωση εκτυπωτών με χρήση Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών BPMS

Τίτλος στα Αγγλικά: Reconstitution of the administrative process of printer cartridges procurement by using a Business Process Management System (BPMS)

Εξεταστική Επιτροπή:

Επιβλέπων:          Ματσατσίνης Νικόλαος

Πρώτο Μέλος:     Γρηγορούδης Ευάγγελος

Δεύτερο Μέλος:  Σπανουδάκης Νικόλαος

Περίληψη

Περίληψη της εργασίας στα Ελληνικά:       
Κύριο χαρακτηριστικό της ελληνικής πραγματικότητας είναι η ελλιπής αυτοματοποίηση των διαδικασιών του δημοσίου τομέα, που αναγκάζει τους υπαλλήλους να εκτελούν εργασίες με τρόπο χρονοβόρο και μη αποδοτικό. Σκοπός της παρούσας διπλωματικής εργασίας είναι η αυτοματοποίηση του τρόπου διενέργειας διαγωνισμών για την προμήθεια συμβατών και γνήσιων μελανοδοχείων για τους εκτυπωτές όλων των τμημάτων του Πολυτεχνείου Κρήτης με χρήση της μεθόδου Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM - Business Process Management).

Αρχικά η διαδικασία των προμηθειών αναπαραστάθηκε μέσω της Γλώσσας Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPMN – Business Process Model and Notation) και στην συνέχεια υλοποιήθηκε μέσω ενός Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPMS – Business Process Management System). Μέσω του συστήματος BPMS, αναπτύχθηκε μια πλατφόρμα (αναφέρεται ως Ink BManager) που απευθύνεται τόσο στους διαχειριστές (μέλη του Τμήματος Διοικητικής Υπολογιστικής Υποδομής του Πολυτεχνείου Κρήτης) όσο και στους απλούς χρήστες. Το σύστημα λειτουργεί με ηλεκτρονικές εγγραφές και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αποσκοπεί στην βελτίωση της επικοινωνίας όλων των εμπλεκομένων (χρήστες των εκτυπωτών, υπαλλήλους του τμήματος προμηθειών και προμηθευτές), καθώς και την καταγραφή του ιστορικού των διαγωνισμών για την καλύτερη και αποτελεσματικότερη εποπτεία της διαδικασίας.

Η πλατφόρμα επιτρέπει στους χρήστες να συνδέονται και στην συνέχεια να επιλέγουν το μοντέλο του εκτυπωτή τους, ενώ το σύστημα αυτομάτως αντιστοιχεί τα συμβατά μελανοδοχεία. Εφόσον το σύστημα καταγράφει αυτόματα τα αιτήματα των χρηστών, βοηθάει στην βελτίωση της ταχύτηταw εκτέλεσης των παραγγελιών, ενώ ταυτόχρονα επιτυγχάνεται πλήρης εποπτεία των διαγωνισμών μέσω της καταγραφής του ιστορικού (κόστος, ποσότητες, χρήστες κτλ.).

Για την βοήθεια του διαχειριστή το σύστημα επιτρέπει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μαζικώς ή μεμονωμένα), την επιλογή χρηστών που θα εκτελέσουν την παραγγελία τους, την καταγραφή κάθε παραγγελίας, την έγκριση ή απόρριψη μιας παραγγελίας από τον διαχειριστή, καθώς και την επεξεργασία μίας παραγγελίας από τον χρήστη. Ακόμα το σύστημα δίνει την δυνατότητα κατάρτισης προϋπολογισμού βάσει έρευνας αγοράς, την αποθήκευση των τιμών όπως διαμορφώθηκαν με το πέρας του διαγωνισμού και την προβολή του ιστορικού ώστε να υπάρχει πλήρης εποπτεία των εξόδων ανά περίοδο προμηθειών, ανά τμήμα ή ανά χρήστη.

Τέλος για να μπορέσει να ελεγχθεί η σωστή λειτουργία του συστήματος σε πραγματικές συνθήκες, εκτελέστηκε μία πιλοτική δοκιμή μεταξύ μελών του Πολυτεχνείου Κρήτης, τα αποτελέσματα της οποίας παρουσιάζονται μέσω μιας έρευνας ικανοποίησης χρηστών που διεξάχθηκε ώστε να μπορέσει να αξιολογηθεί η εμπειρία των χρηστών.