Εισαγωγή

Σύμφωνα με το υπ. αριθ. 751/30-10-2013 έγγραφο με θέμα «έλεγχος τήρησης ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων σε δημόσιες υπηρεσίες, Ο.Τ.Α. α και β  βαθμού και ΝΠΔΔ», το Πολυτεχνείο Κρήτης είναι υποχρεωμένο να εγκαταστήσει και να διατηρεί ηλεκτρονικό σύστημα ελέγχου τήρησης του ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων του.

Οι αναλυτικές οδηγίες και ο τρόπος χρήσης του συστήματος ηλεκτρονικής καταγραφής εισόδου/εξόδου από τους υπαλλήλους του ιδρύματος περιγράφεται παρακάτω.

Οδηγίες Χρήσης

Στην πύλη της Πολυτεχνειούπολης, έγινε εγκατάσταση ενός συστήματος καταγραφής εισόδου / εξόδου βασισμένο σε τεχνολογία ραδιοσυχνοτήτων (RFiD). Κάθε υπάλληλος παραλαμβάνει μια ηλεκτρονική κάρτα η οποία είναι αποκλειστικά προσωπική και θα χρησιμοποιείται για το ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο.
Όταν ο χρήστης εισέρχεται από την πύλη του Πολυτεχνείου, το σύστημα ανιχνεύει αυτόματα την ηλεκτρονική κάρτα, ελέγχει την ταυτότητα του ιδιοκτήτη της κάρτας και καταγράφει σε κεντρική βάση δεδομένων την ώρα προσέλευσης αυτού. Αντίστοιχα γίνεται ο έλεγχος και η καταγραφή της ώρας κατά την έξοδο.
Για την βέλτιστη λειτουργία του συστήματος, οι χρήστες της υπηρεσίας θα πρέπει να προσέξουν τα ακόλουθα:

  • Εάν ερχόσαστε στη δουλειά με το αυτοκίνητο μπορείτε να τοποθετήσετε την κάρτα σε μέρη όπως το ντουλαπάκι του συνοδηγού, το σκίαστρο του οδηγού, ή μαζί με τα κλειδιά του αυτοκινήτου.
  • Εάν χρησιμοποιείτε μηχανή/ποδήλατο ή έρχεστε πεζοί μπορείτε να τοποθετήσετε την κάρτα σε κάποια τσάντα.
  • Ελαττώστε την ταχύτητα με την οποία εισέρχεστε / εξέρχεστε από την πύλη ώστε ο  αναγνώστης καρτών να μπορέσει να ανιχνεύσει την ηλεκτρονική κάρτα (Κάτι ανάλογο με την περίπτωση του e-checkin στα διόδια των εθνικών οδών).
  • Εάν είσαστε πεζοί πρέπει να μπαίνετε και να βγαίνετε από την ίδια πλευρά που θα μπαίνατε ή θα βγαίνατε αν ήσασταν με κάποιο όχημα (Το κουβούκλιο του φύλακα της πύλης να είναι στο αριστερό σας χέρι).
  • Αποφεύγετε να έχετε την κάρτα σε κάποια τσέπη επάνω σας, όχι γιατί διατρέχετε κάποιο κίνδυνο αλλά γιατί ο αναγνώστης καρτών ενδέχεται να μην μπορέσει να διαβάσει σωστά την κάρτα σας.
  • Θα πρέπει να διατηρείτε τις ηλεκτρονικές κάρτες σε καλή κατάσταση και να μην ανοιγοκλείνετε το καπάκι της μπαταρίας. Αποφεύγετε την επαφή των καρτών με νερό και σκόνη.
  • Μετά από κάθε επιτυχή είσοδο ειδική λυχνία που βρίσκεται δίπλα από το παράθυρο του φύλακα ανάβει γιά διάστημα δέκα δευτερολέπτων.
  • Μετά από κάθε επιτυχή είσοδο/έξοδο θα λαμβάνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.
  • Σε περίπτωση όπου δεν λάβετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το μήνυμα της επιβεβαίωσης θα πρέπει να επισκεφτείτε τη ιστοσελίδα  www.tuc.gr/3707.html για επιβεβαίωση.
  • Το σύστημα καταγραφής εισόδου/εξόδου λειτουργεί επικουρικά και σε καμμία  περίπτωση δεν θα πρέπει οι χρήστες να βασίζονται αποκλειστικά σε αυτήν.

 

Επιβεβαίωση Εισόδου/Εξόδου

Το πρόγραμμα ελέγχου εισόδου / εξόδου υπαλλήλων με χρήση της τεχνολογίας RFiD είναι πιλοτικό και υπάρχει περίπτωση να παρατηρούνται περιπτώσεις όπου η είσοδος ή η έξοδος κάποιου υπαλλήλου δεν θα αναγνωρίζεται. Για επιβεβαίωση της ορθής λειτουργίας του συστήματος μπορεί κάθε υπάλληλος να επισκέπτεται την ιστοσελίδα: www.tuc.gr/3707.html

Α. Εικόνα μετά από επιτυχημένη είσοδο

 

 

 

Β. Εικόνα μετά από επιτυχημένη έξοδο

 

Σε περίπτωση που η εικόνα που βλέπει ο υπάλληλος δεν ανταποκρίνεται στην κατάσταση του, πατώντας το κουμπί Προσέλευση (εάν θέλουμε να κάνουμε δήλωση εισόδου) ή Αποχώρηση (εάν θέλουμε να κάνουμε δήλωση εξόδου) το σύστημα θα ενημερώσει την καρτέλα του.

 

Στους προϊσταμένους κάθε υπηρεσίας/τμήματος, που βάσει νόμου είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο τήρησης του ωραρίου από τους υπαλλήλους της υπηρεσίας/τμήματος παρέχεται επιπλέον λειτουργικότητα για τον έλεγχο των υπαλλήλων της υπηρεσίας/τμήματος.

© Πολυτεχνείο Κρήτης 2012